ارتباطات الکترونیکی: بخش اول

در سازمان های امروزی، ارتباط الکترونیکی غیر قابل اجتناب بوده وحتی در ۷۱ درصد موارد ابزار اصلی ارتباط به شمار می رود. ارتباطات الکترونیکی شامل ایمیل، پیام های متنی، شبکه های اجتماعی، وب لاگ ها و ویدئو کنفرانس است. اجازه دهید هرکدام از آنها را بررسی کنیم.

ایمیل

ابزاری است که با استفاده از اینترنت، متن ها و اسناد ساخته شده توسط کامپیوتر را ارسال و دریافت می کند.رشد این فن آوری چشم گیر بوده و امروزه آنقدر فراگیر شده که تصور زندگی بدون آن دشوار است. در دفتر بیل گیتس، سه صفحه مانیتور متصل به هم جلوی او قرار دارد که دو دستگاه از آنها به ایمیل اختصاصی داده شده است (مانیتور دیگر برای نمایش وب سایت ها استفاده می شود) . ایمیل به عنوان ابزار ارتباطی، مزایای بسیاری دارد. ایمیل را می توان به سرعت نوشت، ویرایش و ذخیره کرد. تنها با یک کلیک می توان آن را برای یک نفر یا هزاران نفر ارسال کرد. گیرنده می تواند آن را درست به همان شکلی که ارسال شده و بی هیچ تغییری بخواند. هزینه ارسال ایمیل هایی رسمی به کارمندان هم تنها درصدی جزئی از مبلغی است که برای چاپ، تکثیر و توزیع نامه یا بروشورهای مشابه صرف می شود. البته ایمیل هم اشکالاتی دارد. در اینجا برخی از مهمترین کاستی های ایمیل را بررسی کرده و توضیح می دهیم که سازمان ها برای کاهش یا از میان برداشتن این مشکلات چه اقداماتی باید انجام دهند :

تفسیر نادرست پیام

درست است که سوء تفسیر در پیام های شفاهس نیز وجود دارد، اما به طور بالقوه شدت این مساله در مورد ایمیل بیشتر است. گروهی از پژوهشگران دانشگاه نیویورک دریافتند که تنها در ۵۰ درصد موارد ممکن است نیت و طرز بیان مستتر در ایمیل را به درستی تشخیص دهیم، اما با این وجود اکثرا توانایی خود در ارسال و تفسیر شفاف پیام ها را بیش از اندازه تخمین می زنیم. بنابراین اگر طرز بیان یک نفر در ایمیل باعث ناراحتی شما شد، فراموش نکنید ممکن است آن را اشتباه تفسیر کرده باشید.

انتقال پیام های منفی

شرکت ها به هنگام انتشار اطلاعات منفی باید به دقت در مورد آن فکر کنند. ممکن است ارسال ایمیل بهترین راه نباشد. اطلاع رسانی در خصوص اخراج ۷۰۰ نفر از کارمندان رادیو شاک به وسیله ایمیل، سیل انتقادات را از داخل و خارج سازمان به سوی آن روانه کرد. کارمندان هم باید هنگام انتقال پیام های منفی از طریق ایمیل دقت عمل به خرج دهند. جاستین دیل، ۲۲ ساله، تصمیمات استراتژیک کارفرمای خود یعنی شرکت دارویی کایزر پرمننته را در ایمیلی مورد انتقاد قرار داد. او در ایمیل خود سوء تدبیر رئیس شرکت، جورج هالورسن، را مورد نکوهش قرار داد و سرمایه گذاری صورت گرفته برای چند پروژه تکنولوژی اطلاعات را زیر سوال برد. کامپیوتر دیل ظرف چند ساعت ضبط شد و بعدها او را از شرکت اخراج کردند.

استفاده بیش از حد از ایمیل

بر اساس تخمین ها سالانه ۶ تریلیون ایمیل ارسال می شود و البته یک نفر باید به آنها پاسخ دهد ! هرچه مردم در مسیر شغلی خود به پیش می روند و مسئولیت هایشان بیشتر می شود، تعداد ایمیل های دریافتی شان هم افزایش پیدا می کند. مطالعه ای که بر روی مدیران کانادایی انجام شد نشان داد که ۵۸ درصد آنها روزانه ۲ تا ۴ ساعت را صرف خواندن و پاسخ به ایمیل ها می کنند. برخی افراد مثل فرد ویلسون که در زمینه سرمایه گذاری های مخاطره پذیر فعالیت می کند، آنقدر غرق ایمیل شده که اعلام کرده دچار « ورشکستگی ایمیلی » شده و دیگر نمی تواند به آنها پاسخ دهد. یکی از خوانندگان مشهور هم برای تمام افرادی که می شناخت ایمیلی ارسال کرد و در آن گفت که دیگر تا آخر سال به ایمیل ها پاسخ نخواهد داد. هنگام استفاده از ایمیل باید توجه داشت که تنها در صورت لزوم آن را به کار گرفت؛ به ویژه هنگام ارسال پیام برای افراد داخل سازمان که احتمالا هر روز ایمیل های بسیاری دریافت می کنند و مجبورند به آنها پاسخ دهند.

احساسات در ایمیل ها

معمولا تصور بر این است که ارتباط ایمیلی، بی حاصلی و سطحی است، اما شکی نداریم که احساسات را به شدت منتقل می کند. یک مدیر عامل در این خصوص گفته « انسان هایی را دیده ام که در نتیجه یک ایمیل از صحبت با هم اجتناب کرده، درگیری شدیدی بین آنها ایجاد شده است و شغل شان را رها کرده اند ». ایمیل ها ممکن است بر افراد اثرات ضد بازدارندگی داشته باشند؛ فرستنده ممکن است چیزی را بنویسد که هنگام ارتباط رو در رو به زبان نمی آورده است. حالات چهره ممکن است جلوی ابراز احساسات مان را بگیرد، اما هنگام ارسال ایمیل ارتباط رو در ور وجود ندارد و به همین دلیل ممکن است پا را فراتر از مرزهای پیشین بگذاریم. استفاده از شکلک ها هم در ایمیل ها روز به روز فراگیرتر می شود. به عنوان مثال کاربران سرویس ایمیل یاهو ! می توانند از ۳۲ شکلک استفاده کنند. با وجود آنکه این شکلک ها در ایمیل های غیر رسمی استفاده می شده، اما امروزه برخی آنها را در ایمیل های تجاری هم به کار می گیرند. البته هنوز هم افراد بسیاری آنها را برای استفاده در مکاتبات تجاری نامناسب می دانند. وقتی ایمیلی دریافت می کنید که حاوی پیامی آتشین است، آرامش خود را حفظ کرده و با آن مقابله به مثل نکنید. وقتی هم که می خواهید ایمیل بفرستید، سعی کنید خلق تان را خوب کنید تا ایمیل نامناسبی ارسال نشود.


نگرانی های مربوط به حریم شخصی

در خصوص ایمیل ها دو مساله مربوط به حریم شخصی وجود دارد. اول اینکه باید بدانید ممکن است، و اغلب این طور است که، ایمیل ها کنترل می شوند. همچنین ممکن است گیرنده ایمیل هم آن را محرمانه نگه ندارد. به همین دلیل نباید چیزهایی را که عمومی شدن آنها برایتان نامطلوب است در ایمیل ذکر کنید. قبل از آنکه مدیران ول مارت، جولی روهام، معاون بازاریابی شرکت، را اخراج کنند، برای یافتن شواهدی دال بر رابطه عاشقانه نامناسب، ایمیل های او را بررسی کردند. مورد دوم اینکه هنگام ارجاع دادن پیام ها از آدرس ایمیل شرکت به یک ادرس شخصی یا عمومی (مثل ایمیل هایی که در سایت های مجانی همچون یاهو یا جی میل قرار دارند)  جانب احتیاط را حفظ کنید. این آدرس های ایمیل معمولا به اندازه آدرس های ایمیل شرکت ایمنی نداشته و بدین ترتیب ممکن است سیاست های شرکت را نقض کرده یا ناخواسته اطلاعات محرمانه را افشا کنید. بسیاری از شرکت ها نرم افزارهایی را به کار گرفته اند تا نه تنها اطلاعات واضح (مکاتبات متداول) ، بلکه موارد مبهم (مسائلی که درباره آنها صحبت می کنیم) یا خطاهای مرتکب شده (پشیمانی)  را هم از بین ایمیل ها استخراج کنند. بررسی دیگری نشان داد که در حدود ۴۰ درصد شرکت ها افرادی را استخدام کرده اند که تنها وظیفه شان خواندن ایمیل های کارمندان دیگر است. شما را زیر نظر گرفته اند؛ بنابراین باید هنگام ارسال ایمیل دقت به خرج دهید.


ارتباطات الکترونیکی: بخش دوم


منبع : رفتار سازمانی رابینز مهدی زارع جلد۱ ،استیفن رابینز, تیموتی جاج، ترجمه مهدی زارع

وب سایت روانشناسی صنعتی و سازمانی: استفاده از مطلب فوق در دیگر سایت های اینترنتی مجاز و مورد تایید مدیر سایت نمی باشد. خواهشمند است رعایت امانت بفرمایید. با تشکر

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *