ارتباطات الکترونیکی: بخش دوم

شبکه های اجتماعی

ارتباطات در هیچ بخشی بیشتر از شبکه سازی متحول نشده است. بی تردید با شبکه های اجتماعی مثل فیس بوک یا مای اسپیس آشنایی داشته و شاید هم عضو آنها باشید. فیس بوک را علیرغم وجود ۳۰ میلیون کاربر فعال نباید یک وب سایت عظیم الجثه محسوب کرد، بلکه شبکه های مجزایی است که حول مدارس، شرکت ها یا مناطق کاربران شکل گرفته است. شاید تعجب کنید اگر بگوییم بیشترین رشد در تعداد کاربران این شبکه مربوط به افراد بالای ۲۵ سال است. بیش از ۱۰۰ میلیون نفر در در سایت مای اسپیس ثبت نام کرده اند. بازدید کنندگان به طور متوسط ماهانه ۴۰ میلیارد بار به این سایت مراجعه می کنند. کاربران این سایت می توانند اطلاعات شخصی، علایق و خصوصیات شخصی خود را برای اطلاع دیگر کاربران در سایت ثبت کنند. امکان ارسال تصاویر و ایجاد وب لاگ هم در آن وجود دارد. مای اسپیس در مقایسه با فیس بوک بیشتر برای برقراری ارتباط و دوست یابی مورد استفاده قرار می گیرد. رشد شتابان فیس بوک و مای اسپیس باعث شده شبکه های تخصصی دیگر هم به این بازار وارد شوند. به عنوان مثال ZoomInfo و Ziggs , LinkedIn وب سایت های تخصصی هستند که کاربران می توانند با عضویت در آنها ارتباط خود را با دوستان و همکاران خود را حفظ کنند. برخی شرکت ها مثل آی بی ام هم شبکه های اجتماعی اختصاصی خود را راه اندازی کرده اند (شبکه آی بی ام Blue pages نام دارد) ؛ آی بی ام نرم افزارهای لازم برای ایجاد چنین شبکه هایی را در اختیار شرکت هایی دیگر هم قرار می دهد. ماکروسافت نیز چنین سیستمی را تحت عنوان Share Point عرضه کرده است. برای اینکه از شبکه های اجتماعی حداکثر استفاده را ببرید، در آنها تنها (موارد ارزشمند)  را مطرح کنید. همچنین فراموش نکنید که کارفرمایان ممکن است به صفحه شما در فیس بوک یا مای اسپیس سر بزنند. واقعیت این است که برخی کارآفرینان برنامه هایی تهیه کرده اند که به بررسی چنین وب سایت هایی پرداخته و فهرست افراد مناسب را برای شرکت ها تدوین می کند. بنابراین به یاد داشته باشید ممکن است آنچه در صفحه اختصاصی خود درج می کنید، افرادی به جز آنها که انتظارش را دارید بخوانند.

وبلاگ ها (بلاگ ها)

وبلاگ ها، وب سایت هایی هستند که مربوط به یک فرد یا شرکت بوده و معمولا به صورت روزانه به روز رسانی می شوند. جاناتان شوارتز، مدیر عامل سان مایکرو سیستمز، طرفدار پروپاقرص وبلاگ است. او کارمندان خود را به ایجاد وبلاگ تشویق می کند و خودش هم یک وبلاگ دارد (http://blogs.sun.com/jonathan) . از وبلاگ او ماهانه بیش از ۰۰/۴۰۰ بار بازدید می شود و همچنین مدیران شرکت اپل به کارمندان خود اجازه داده تا نظراتشان در خصوص محصولات شرکت را در این وب سایت ثبت کنند. مشخص است که فقط شوارتز طرفدار وب لاگ نیست. متخصصان تخمین می زنند که ۱۰ میلیون کارمند آمریکایی وب لاگ داشته و حدودا ۴۰ میلیون نفر به صورت منظم وبلاگ می خوانند. هزاران نفر از کارمندان ماکروسافت، گوگل، جنرال موتورز، نایکی، آی بی ام و شرکت های دیگر وبلاگ دارند. خوب مشکل کجاست ؟ با وجود اینکه اکثر شرکت ها، سیاست هایی در خصوص محتوای وبلاگ ها تدوین کرده اند، اما ۳۹ درصد افراد گفته اند که در وبلاگ های خود مطالبی درج کرده اند که به ضرر شهرت شرکت شان بوده است. بسیاری از وبلاگ نویسان تصور می کنند که وبلاگ شخصی شان خارج از قلمرو کارفرمایان قرار دارد، ولی اگر کارمند دیگری نوشته های وبلاگ را خوانده و آن را با افراد دیگری مطرح کند، چه ؟ در نهایت ممکن است وبلاگ نویس از شرکت اخراج شود. شوارتز گفته هیچ کارمندی را به دلیل نوشتن هر نوع مطلبی در وبلاگ خود اخراج نمی کند، مگر اینکه قانون را زیر پا بگذارد. او گفته « سیاست وبلاگ نویسی ما این است که موارد موثق را ذکر کنید ». اما اکثر سازمان ها اینقدر خوش برخورد نیستند و نسبت به نوشته هایی که باعث رسوایی شان شود، واکنش شدیدی نشان می دهند. زمانی که اندرو مک دونالد دوره آزمایشی همکاری خود با کمدی سنترال را آغاز کرد، در اولین روز کار خود وبلاگی راه اندازی نمود. کارفرما از او خواست تا چند تغییر در وب سایت ایجاد کند که مهمترین آن حذف مواردی بود که نشان می داد این وبلاگ در دنیای وافعی به کجا مربوط می شود. کلی کرت، پست ریاست بازاریابی را به دلیل وبلاگ نویسی در خصوص کارمندان زیر دست خود از دست داد. یکی دیگر از کارمندان اخراجی هم گفته « باید زودتر متوجه می شدم که در محیط کار نباید وبلاگ نویسی کنم ». یک متخصص حقوقی اشاره می کند که « کارمندان وبلاگ نویس به اشتباه تصور می کنند که بر اساس قانون اساسی در مورد حفظ آزادی های شخصی می توانند هر چه که دلشان خواست در وبلاگ شخصی تان بنویسید. اشتباه می کنند! » از نوشتن مسائل خصوصی در وبلاگ شخصی تان هم پرهیز کنید. بیش از سه چهارم کارمندان پیوسته وبلاگ همکارانشان را بررسی می کنند. به عبارت دیگر اگر می خواهید وبلاگ شخصی داشته باشید، حتما آن را به دقت از محیط کار متمایز کنید.

ویدئو کنفرانس

ویدئو کنفرانس به کارمندان این امکان را می دهد تا با افراد دیگر در هر نقطه ای از دنیا ملاقات کنند. صدا و تصویر زنده اعضا باعث می شود بتوانند یکدیگر را مشاهده کرده، صدای هم را شنیده و با هم گفتگو کنند. در واقع تکنولوژی ویدئو کنفرانس امکان تعامل افراد را بدون نیاز به حضور فیزیکی در یک مکان فراهم می کند. در دهه ۱۹۹۰ ویدئو کنفرانس نوعا از طریق اتاقی که در شرکت به دستگاه های ویژه مجهز شده بود انجام می شد. امروزه دوربین و میکروفون در داخل کامپیوتر افراد تعبیه شده و کارمندان از پشت میز خودشان می توانند در کنفرانس ویدئویی شرکت کنند. کاهش هزینه این تکنولوژی باعث شده در مواردی جایگزین سفرهای پر خرج تجاری شود.

پیام فوری و پیام های متنی

در پیام فوری (IM)  و پیام های متنی (TM)  نیز همانند ایمیل از پیام های الکترونیکی استفاده می شود. اما بر خلاف ایمیل پیام فوری به صورت بی درنگ در اختیار گیرنده قرار می گیرد. همچنین برای ارسال پیام های متنی از ابزارهای قابل حمل ارتباطی استفاده می شود. پیام فوری و پیام های متنی ظرف چند سال به شدت فراگیر شدند. همانطور که می دانید پیام فوری از طریق کامپیوتر و پیام های متنی از طریق گوشی تلفن همراه یا کامپیوترهای دستی ارسال می شوند. رشد پیام های متنی چشمگیر بوده است. به عنوان مثال در سال ۲۰۰۱ تنها ۸ درصد کارمندان آمریکایی از آن استفاده می کردند، امروزه این میزان از ۵۰ درصد هم فراتر رفته است. چرا ؟ چون ابزار سریع و ارزان قیمتی است و میران می توانند با استفاده از آن به سادگی با کارمندان در ارتباط باشند و کارمندان هم از آن برای ارتباط با یکدیگر استفاده می کنند. این ابزار دیگر از حالت لوکس بودن خارج و به یکی از الزامات کسب و کارها بدل شده است. به عنوان مثال بیل گرین، مدیر عامل شرکت مشاوره اکسنچر دفتر دائمی ندارد. او همیشه برای سر زدن به ۱۰۰ دفتر شرکت در سراسر دنیا در حال سفر بوده و به همین دلیل با استفاده از پیام های متنی، انعطاف پذیری آنهاست؛ تقریبا می توانید همیشه و همه جا در دسترس باشید. علیرغم مزایای پیام فوری و پیام های متنی، قرار نیست آنها جایگزین ایمیل شوند. هنوز هم ایمیل برای ارسال پیام های طولانی که حفظ آنها ضرورت دارد، بهترین ابزار است. پیام فوری برای ارسال پیام های یک یا دو خطی استفاده می شود که ایمیل کردن آنها فقط صندوق پستی را شلوغ می کند. برخی استفاده کنندگان پیام فوری / پیام های متنی این تکنولوژی ها را مداخله جویانه و باعث حواس پرتی دانسته اند. دسترسی دائم به پیام فوری و توجه به پیام های متنی باعث می شود کارمندان تمرکز خود روی مسائل را از دست بدهند. به عنوان مثال مطالعه ای که روی مدیران انجام شد نشان داد که در ۸۶ درصد جلسات، حداقل چند نفر از حضار در طول جلسه پیام های متنی خود را بررسی می کنند. مورد آخر اینکه به دلیل سادگی استراق سمع پیام های فوری، بسیاری از سازمان ها نسبت به ایمنی پیام فوری / پیام های متنی ابراز نگرانی کرده اند.

یک مساله دیگر : نباید اجازه دهیم حالت غیر رسمی پیام های متنی به ایمیل های اداری وارد شود (مثلا « omg! r u serious » را به جای این عبارت به کار می گیرند « oh my god! Are you serious »)  بسیاری از مردم ترجیح می دهند ارتباطات تجاری نسبتا رسمی باقی بماند. مطالعه ای که بر روی شرکت ها انجام شد نشان داد که ۵۸ درصد معتقد بودند گرامر، هجی کلمات، و نشانه گذاری در پیام های ایمیلی « اهمیت بسیار زیادی» دارد. اگر در ارتباطات شغلی به صورت حرفه ای و عالی عمل کنید، نشانگر بلوغ و جدیت تان است. البته منظورمان این نیست که پیام فوری و پیام های متنی را کنار بگذارید، فقط باید میان چگونگی ارتباط با دوستان و ارتباطات حرفه ای در محیط کار تمایز قائل شوید.


مطلب خیلی مرتبط: ارتباطات الکترونیکی: بخش اول


منبع : رفتار سازمانی رابینز مهدی زارع جلد۱ ،استیفن رابینز, تیموتی جاج، ترجمه مهدی زارع

وب سایت روانشناسی صنعتی و سازمانی: استفاده از مطلب فوق در دیگر سایت های اینترنتی مجاز و مورد تایید مدیر سایت نمی باشد. خواهشمند است رعایت امانت بفرمایید. با تشکر

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *