درس پنجم: نظریه سیستم ها (پیدایش نظریات با رویکردهای اقتضایی)

زمانی که مجادله میان الگوهای کلاسیک و روابط انسانی بوجود آمده بود، نظریات سیستمی و اقتضایی که تمرکز آنها بیشتر بر روابط، محیط و خرده گروه ها بود مطرح گردید.
اندیشه اساسی نظریه سیستم ها این است که کل بیشتر از مجموع است. از این رو سازمان را باید به عنوان یک سیستم بصورت ترکیبی از خرده گروه ها در نظر گرفت در واقع ترکیبی از خرده گروه ها و و روابط میان آنها یک کل سازمانی را تشکیل می دهند که ویژگی آن با ویژگی و خاصیت تک تک اجزا تفاوت دارند.


بنابراین با توجه به این نظریه:
۱) کاهش گرایی به معنای شناخت جزئی اجزا به منظور رسیدن به شناخت کل و تجزیه و تحلیل اجزای کوچک به منظور درک کل امکان پذیر نیست و این روش در شناخت کلیت سازمان ناتوان است.
۲) موضع نسبت به انسان ها بی طرفانه است. انسان ها سازش پذیر هستند و با محیط تعامل می کنند و رفتار را فرا می گیرند.

در نظریه سیستم ها اصول کلی زیر صادق است و بکار می رود:
هر سیستم اجزا، بخش ها و عناصر وابسته به هم دارد (البته هر سیستم حداقل ۲ عنصر باید داشته باشد) منظور از سیستم یا نظام؛ سیستم ها زیستی (مثل بدن و اجزای آن) سیستم های اجتماعی (مثل یک سازمان) یا سیستم مکانیکی (ماشین)
کل صرفا مجموع اجزا نیست (طرفدار کل گرایی holism، همزمانی عمل اجزا synergism، گشتالت و سازمانگرایی organicism)
اصل گشودگی (سازمان یا سیستم از نظر مبادله و ارتباط با محیط خارج ۲ نوع است الف) باز ب) بسته
برای هر سیستم الگوی درونداد- تبدیل – برونداد وجود دارد و بر قرار است.
فرایندها دارای بازخورد هستند.
هر سیستم دارای مرزهایی است که میزانی از انعطاف پذیری دارند.
هر سیستم تمایل به آنتروژی و بی نظمی دارد.
هر سیستم دارای تفصیل درونی و تمایز میان اجزا دارد.
سیستم ها موازنه پویا و تعادل حیاتی دارند.
سیستم ها دارای سلسله مراتبی از اجزا می باشند.

اما گذشته از اصول این نظریه، چیزی که برای ما به عنوان یک روانشناسی صنعتی و سازمانی مهم است کاربرد این نظریات در سازمان است. اولا ً این نظریه مدیریت را متوجه این موضوع می کند که برنامه ریزی ها و اداره سازمان تنها منوط به کنترل افراد و روابط افراد نیست. گروه ها و روابط بین گروه ها نیز حائز اهمیت است. ثانیا یک سازمان به منظور کارایی،‌ بقا و پایداری لازم است که محیط خود را بشناسد و با محیط سازگار شود. در واقع کارآمدی سازمان بسته به انطباق میان ساختار درونی آن و محیط و نیز روابط میان آن دو است. بدین سان یک بهترین ساختار وجود ندارد بلکه به محیط نیز وابسته است. به بیان ساده تر سازمان را نمی توان به بهترین حالتی که فکر می کنیم و بصورت ایده آل سازماندهی کنیم و تمام!! یک سازمان دائما با محیط اطراف در ارتباط و تبادل است باید سازمان تا حدی با محیط سازگار باشد. محیط هم که دائما در حال تغییر است. تغییرات اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و غیره.

اما چگونه از نظریات اقتضایی استفاده می شود: (مقدمه طراحی سازمان)
هر سازمان از نظر نوع تکنولوژی، ساختار و نوع تولید و خدمات تفاوت هایی دارند. برای اینکه مشخص شود یک سازمان خوب عمل می کند یا نه ابتدا باید ساختار سازمان بررسی شود. بطور مثال؛
اینکه آیا سازمان تولیدی است یا خدماتی همچنین از نظر تکنولوژی، طولانی پیوند (یعنی دارای خطوط مونتاژ بزرگ مثل خودرو سازی) واسط (خدمات به چندین ارباب رجوع، نوعی واسطه گری) متراکم (خدمات چندگانه مانند بیمارستان یا مراکز مشاوره خصوصی) و یا اینکه بررسی شود، میزان تغییر پذیری تکلیف (تولید موارد استثنایی و سفارشی) و یا درجه تجزیه پذیری (پیش بینی پذیر و تخصصی بودن کار) چقدر است.
یا اینکه آیا سازمان تولید مداوم با اندازه های بزرگ دارد یا تولید واحدی یا کم حجم و سفارشی دارد و یا تولید پر حجم که مقداری سفارشی و مقداری بر حسب پیش بینی و تقاضا است، دارد.
و یا سازمان ماهیتی مکانیکی (با تکالیف روشن سرسختانه و رویه های خشک) و یا ارگانیکی (آزادی، انعطاف با روابط افقی) هستند با توجه به این شرایط و همچنین شرایط محیطی اینکه آیا محیط ثابت و قابل پیش بینی است یا متلاطم و متغیر است و سازمان تمایز (تفاوت در ساختار، مشاغل واحدها و بخش ها) و تلفیق (رسیدگی به این تفاوت ها) دارد یا ندارد. بطور مثال یک خط تولید بزرگ با تولید انبوه نیاز به سطوح مدیریتی سلسله مراتبی و دارد ولی یک مهدکودک نیازی به این سلسله مراتب بلند و پیچیده ندارد. لذا استفاده از انعطاف در مدیریت سیستم ها همه جا و همه وقت کاربرد ندارد و باید در جایگاه منایب استفاده شود.
نکته دیگر اینکه آنچه امروز کارآمد تصور و تلقی می شود ممکن است فردا کارآمد نباشد در حقیقت ارزشها تغییر می کنند مردم دگرگون می شوند پیشرفت ها و تکنولوژی های جدید بروز می کنند رقیبان تازه به بازار می آیند بنیانگذار سازمان از میان می رود و …

بنابراین نه تنها تعریف بهترین روش دشوار است، بلکه بهترین روش در یک موقعیت ویژه نیزممکن است در طول زمان اثربخشی خود را از دست بدهد.
پیامد این موضوع برای مدیران این است که همواره انعطاف پذیر باقی بمانند و آماده انطباق با محیط متغیر باشند.

حسام بذرافکن

۱۳۹۶

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *