درس چهاردهم: مقدمه ای از ارتباط بین فردی

موضوع ارتباط بسیار بسیار گسترده و پیچیده است اما در این درس مقدمه کوتاهی از موضوع ” ارتباط در سازمانها” ارائه می گردد.

ارتباط به معنای انتقال اطلاعات میان افراد است. قلب یک سازمان کارآمد ارتباطات کارآمد است چرا که ۵۰ تا ۹۰ درصد زمان ها در یک محیط کاری و سازمانی صرف برقراری ارتباط می گردد. نامه نگاری، تماس تلفنی، جلسات، تشکیل تیم ها و مذاکره، گزارشات، دستورات و تماس های چشمی بین افراد همگی از مصادیق ارتباط هستند…

**چرا که قصد دارند اطلاعاتی را ما بین افراد رد و بدل کنند.**

لذا ارتباط یک جریان و روند است که از رمزگذاری (decoding) آغاز می گردد از طریق وسیله ای انتقال می یابد و در نهایت توسط فرد هدف دریافت و سپس رمز گشایی (encoding) می شود.

رمزگذاری——————->–انتقال—————–>–رمز گشایی

  • در ابتدا بهتر است بدانیم که چه عواملی منجر به برقراری ارتباط می شود: عواملی همچون، صفات شخصی، نیازها، ابهام موقعیت و موارد مشابه دیگر.
  • علاوه بر این باید بدانیم که ارتباط شفاهی و کتبی تفاوت هایی اساسی با هم دارند چرا که ارتباط شفاهی چیزی بیش از انتقال کلمات است، لحن صدا، لبخند، نحوه ایستادن و غیره در انتقال مفاهیم موثر است. همچنین در ارتباط کتبی می بایست به نوع نامه، نحوه نگارش، عناوین نامه ها و غیره توجه نمود.
  • در ضمن جریان پیام نیز اهمیت دارد، یک طرفه و دستوری بودن در مقابل دو طرفه و مذاکره، صعودی یا نزولی بودن یا افقی بودن ارتباط، بسیار اهمیت دارد.
  • در نهایت هم دریافت صحیح و بدون تحریف پیام و موانع ارتباط کارآمد نیز می بایست بررسی گردد.

انگیزه برقراری ارتباط چیست؟

۱- کاهش شک و تردید: هرچه رویدادی مهم تر مبهم تر و غیر منتظره تر باشد به منظور کاهش تعارض، اضطراب و تردید به دنبال اطلاعات اضافی می گردیم. مثل اینکه برای انجام برخی امور اداری، در شهری دیگر وارد یک ساختمان اداری بشویم و بخواهیم به دیداری شخص خاصی برویم، ناچار می بایست برای یافتن اتاق شخص از دیگران سوال کنیم. می دانیم که یکی از منابع ایجاد تعارض و اضطراب ابهام و یا تازگی رویداد یا موقعیت است.

۲- مشکل گشایی و تصمیم گیری: برای یافتن راه حل های ممکن، جهت حل مسئله ای خاص، نیاز به برقراری ارتباط داریم. مثلا مدیر بخواهد در خصوص اخراج یا ماندن شخصی تصمیم بگیرد و از کارمند اداری خود اطلاعات کافی در خصوص فرد را بخواهد؛ ناچار نیاز به ارتباط دارد.

۳-تایید و تصدیق و کسب حمایت دیگران: گاهی برای توجیه عمل خود یا موضعی که به آن معتقدیم ولی اطمینان نداریم یا برای جلب حمایت گروه و دیگران ارتباط برقرار می کنیم.

۴- کنترل و تسلط بر محیط و موقعیت: گاهی به دلیل جایگاه و یا سمت یا قدرت شخصی، اظهار نظر می کنیم و سعی می کنیم حرفی بزنیم، گاهی هم به همین دلایل از ما انتظار می رود که سخنی بگوییم.

۵- بازخورد گرفتن: جهت پاسخ دادن به سوال دیگران و یا دریافت نظرات دیگران در خصوص عملکرد خود ارتباط برقرار میکنیم.

** نشانه های کلامی و غیر کلامی:

در پیام کتبی انتخاب و چیدمان کلمات در کنار هم بسیار اهمیت دارد و می تواند خود حاوی پیام باشد.

در پیام شفاهی سرعت بیان و فشار و لحن صدا، بلندی صدا و مکث ها اطلاعتی در بر دارند (زبان بدن) مثلا افراد مضطرب با شتاب سخن می گویند و مرتکب خطاهایی می شوند ولی افراد مسلط و آرام، با شدت کمتری و با لحن آهسته صحبت می کنند.

در ارتباط غیر کلامی برخی از نشانه ها هستند که خود حاوی کلمات و معناهایی برای فرد مخاطب می باشند از آن جمله:

۱- نشانه های جسمانی: تمام خصوصیات و ظاهر بدن که به انتقال اطلاعات می پردازند و شامل حالات ایستادن یا نشستن، حالات چهره، حرکات دست و پاها می شوند. همچنین سن افراد، پوشش و آراستگی و سبک کلی تعامل آنها از جمله نشانه های جسمانی است که در ارتباط غیر کلامی نقش دارند.

۲- نشانه های نمادین: مانند، سر دوشی، دکمه یا نشان خاص بر روی لباس، مدال و …

۳- علایم: به صدا در آوردن بوق ماشین، دست تکان دادن، اشاره کردن، چیزی را به زمین کوباندن

مثلا: افرادی که بخواهند برتری خود را نشان دهند کاملا راست و شق می ایستند لبخند نمی زند و مستقیما و خیره به مخاطب نگاه می کنند. این افراد کمتر از زبان بدن استفاده می کنند.

تشریح بیشتر نشانه های جسمانی در ارتباط غیر کلامی از دیدگاه آرگایل:

الف: جنبه های ایستا:

۱- فاصله ای که شخص از دیگری می ایستد به فرهنگ بستگی دارد و می تواند نشانه ای از قدرت یا کشش و جاذبه بین فردی باشد. مثلا فاصله بیشتر نشان از قدرت و رسمی بودن رابطه است.

۲- گرایش و وضعیت بدن نسبت به یکدیگر، مثلا افرادی که با هم کار می کنند کنارهم می نشینند و افرادی که با هم کاری ندارند پشت به هم و رقیبان روبروی هم می نشینند.

۳- وضع و حالت بدن: دراز کشیدن، نشستن، پاها را روی هم انداختن، راست قامت بودن و یا خمیده بودن، همه می توانند نشانه ای از آرامش و یا رسمیت باشند.

۴- تماس جسمی: درآغوش کشیدن، لمس کردن، هل دادن، دست دادن، روبوسی کردن و یا به پشت کسی زدن، پیام هایی را بر ما به همراه دارند.

ب: جنبه های پویا

۱- حالات چهره: برخی از حالات فرهنگ نابسته هستند مانند، اخم کردن، بروهای بالا رفته، خمیازه، ریشخد، غم و شادی، گریه و خنده، عصبانیت و نگرانی

۲-حرکات دست: برخی حرکات دست جهانی هستند و پیام واضحی به دنبال دارند، مشت گره، علامت پیروزی، علامت شست و علامت ok به نشانه روبه راه بودن اوضاع. برخی از حرکات دست در فرهنگهای مختلف متفاوت تعبیر می شوند و البته برخی حرکات نیز می تواند نشانه ای از شخصیت فرد باشد.

۳-نگاه: نگاه و چشمان عواطف را منعکس می کنند همچنین میزان علاقه یا نفرت و یا اینکه چه وقت باید سخن گفت و کی خاتمه داد علاوه بر این علاقه جنسی را نیز به خوبی نشان می دهد.

 

 

تفاوت پیام یک طرفه و دوطرفه چیست؟ (دیدگاه هارولد لویت)

وقتی می خواهیم یک پیام را در سازمان انتقال دهیم باید در خصوص اینکه از چه طریقی اقدام کنیم تصمیم بگیریم”اینکه یک طرفه باشد یا دوطرفه، کتبی باشد یا شفاهی یا هر دو”

۱) رسمیت: یک پیم یک طرفه رسمی تر، اداری تر و فنی تر تلقی می شود و لازم نیست حتما کتبی باشد. مانند دستور افسران ارتش (شفاهی) یا نامه رئیس مافوق و درخواست اجرای برنامه ای خاص.

۲) سرعت: یک پیام یک طرفه وقت کمتری نسبت به جلسات طولانی می گیرد (مانند یک بخشنامه یا ابلاغیه.

۳) ساده سازی: فرایند ارتباط دو طرفه پیچیده تر است چون هم گیرنده و هم فرستند باید پیام را بفهمند. همچنین نیازها عواطف و نگرش ها هم درگیر ماجرا می شود. گاهی هم در جریان انتقال، جایگاه گیرنده و فرستند گم می شود.

۴) دقت و سازمان: در یک پیام مکتوب فرد باید دقت نظم و ترتیب را رعایت نماید مانند یک بخشنامه رسمی

۵) کارآمدی: یک ارتباط دو طرفه چون می تواند به یک توافق دو طرفه نائل گردد بهتر است و مطالبات و درخواست ها روشن می گردد.

بطور کلی تعامل و پیام دوطرفه، با پیچیدگی بیشتر، تصمیم گیری کند تر و همچنین غیر رسمی و نامنظم تر است اما به ارزیابی دقیق تر و توافق همه جانبه می انجامد.

انتخاب وسیله انتقال پیام

تصمیم بر انتخاب یک طرفه بودن یا دو طرفه بودن پیام، وسیله پیام را مشخص نمی کند. وسیله می تواند شفاهی یا کتبی باشد. حال پیام شفاهی یا کتبی هم می تواند به طرق مختلف ارسال شود: رو در رو، تماس تلفنی، بلند گوی اعلان یا نامه های رسمی، غیر رسمی، تابلو اعلانات و غیره.

قبل از اعلام یک پیام فرد می بایست آن را سبک و سنگین کند و ببیند اهمیت پیام چقدر است. با این حال پیام اگر توامان شفاهی و کتبی ارسال شود، کارآمدترین شیوه ارتباط است.

جهت ارتباط:

اگر دو دوست و همکار با هم نامه نگاری کنند جهت پیام افقی، تصویت و تایید رئیس، عمودی و ارتباط بین واحدها و بخش های دیگر، مورب، نامه به مدیر، صعودی یا UPWARD دستور رئیس به مرئوس نزولی یا  DOWNWARD نامیده می شود.

ارتباط صعودی در سازمان کمتر رخ می دهد، افرادی که بلندپروازی دارند و تمایل به رشد و مدیر شدن دارند، و کسانی که به رئیس خود اطمینان و اعتماد بیشتری دارند و احساس کنند وی در سازمان نفوذ بیشتری دارد به احتمال بیشتری به برقراری ارتباط صعودی مبادرت می ورزند.

ارتباط صعودی می تواند رسمی یا غیر رسمی نیز باشد (مهم این است که مدیران چه میزان این نوع ارتباط را ترغیب و حمایت کنند). ارتباط عمودی بخشی از ساختار رسمی سازمان را نشان می دهد در حالی که ارتباط افقی مربوط به ساختار غیر رسمی سازمان است.

موانع ارتباط کارآمد:

پیام هرچه از منبع خود دور تر شود احتمال تحریف بیشتری دارد. با این وجود موانع احتمالی شامل این موارد است:

۱-گسستگی در حلقه ارتباط: زمانی که پیام از الف به ب هرگز نرسد به ۳ دلیل:

وسعت و پیچیدگی و سلسله مراتب طولانی/ تخصصی بودن و ناآشنا بودن با کار/ تمایل شخص برای درجریان قرار ندادن دیگری

۲- تحریف توسط فرستند: که شامل ۲ مورد می شود: الف: تحریف فشردگی: فرستنده به دلیل زیاد بودن پیام آن را خلاصه می کند (مثلا یک گزارش هزار صفحه ای را در ۲۰ صفحه خلاصه کندcondensation

ب: اختتام زودرس: قطعی تر کردن و ویژه تر کردن یک پیام از طریق کاهش ابهام (جذب ابهامUncertainty absorbtion

۳- تحریف گیرنده: فرد آنچه را که می خواهد می شنود یا می بیند/ خطاهای ادراکی

۴- عوامل بیرونی: گرانباری کار و نقش/ میزان قابلیت قبول و اهمیت و اعتبار فرستنده/ جو ارتباطی و اعتماد بین فردی

۵- محیط پیرامونی: حجم گروه، جریان اطلاعات، تعداد مجاری ارتباطی،‌ مکان فیزیکی افراد همچنین، پیچیدگی مسئله، فاصله افراد به هم، انگاره های عمومی تعامل و قابل دسترس بودن یا نبودن افراد از عوامل پیرامونی مخل ارتباط موثر است.

 

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *