طراحی واحدهای سازمانی

ویژگی های ساختارهای سازمانی مختلف

پس از مشخص کردن ماهیت تکنولوژی یک سازمان اقتصادی، باید ساختاری را که مناسب آن باشد، تعیین کرد. معمولا تکنولوژی دوایر سازمانی با مجموعه ای از ویژگی های آن (مثل سطح مهارت کارکنان، رسمی بودن کارا و الگوی ارتباطات) همراه است. با توجه به رابطه ای که بین تکنولوژی واحد و ویژگی های ساختاری وجود دارد، می توان الگوهای مشخصی را به کار برد. روابطی که بین تکنولوژی و سایر ابعاد سازمان وجود دارند را به آنها می پردازیم.

  1. الگوهای ارگانیک و مکانیکی

در واحدهایی که فرآیند و ساختار مکانیکی است از تکنولوژی عادی استفاده می کنند، و در واحدهایی که فرآیند و ساختار ارگانیک دارند. تکنولوژی پیچیده به کار می برند. در واحدهایی که از تکنولوژی عادی استفاده می کنند مقررات رسمی و مدیریت متمرکز حاکم است. هنگامی که کار پیچیده است، مدیریت سازمان بیشتر جنبه پویایی پیدا می کند و آزادی عمل بیشتری دارد. آزمایشگاه ها، دوایر تحقیق و توسعه و شرکت های داده پردازی، کارکنان پیراهن های آستین کوتاه و سرپایی می پوشند و احتمالا با دوچرخه به محل کار خود می روند. در واحدهای تولیدی کارکنان لباس های سنتی تر می پوشند، کفش به پا می کنند، موهایشان آراسته است، و اینها نشان دهنده ماهیت ساختاری کار است.

  1. رسمی بودن

ویژگی های تکنولوژی عادی این است که کارها استاندارد است، در سازمان تقسیم کار شده است و مقررات رسمی باید رعایت شود. وجود تکنولوژی پیچیده به این معنی است که ساختار سازمانی زیاد رسمی نیست و کارها استاندارد شده نمی باشند. زمانی که تنوع در سطح بالای باشد (مثل دایره تحقیق) کارها کمتر به روش های رسمی انجام می شود.

  1. عدم تمرکز

در واحدهایی که از تکنولوژی عادی استفاده می شود، مدیریت عالی سازمان بیشتر تصمیمات را می گیرد و تصمیم گیری به صورت متمرکز است. در واحد های مهندسی، کارگرانی که آموزش فنی دیده اند و می توانند تصمیمات نسبتا مهمی بگیرند، زیرا برای انجام کارها، دانش فنی اهمیت زیادی دارد. کارگران بخش تولید که تجربه های چندین ساله دارند، چنین اختیاری دارند که برخی از تصمیمات را بگیرند، زیرا راه حل بسیاری از مسائل ار می دانند. در واحدهایی که از تکنولوژی پیچیده استفاده می شود، مساله عدم تمرکز بیشتر مطرح است و بسیاری از تصمیمات به وسیله کارکنان گرفته می شود.

  1. سطح مهارت

در واحدهایی که از تکنولوزی عادی استفاده می شود، معمولا کارکنان نباید هیچ آموزش یا تجربه ای داشته باشند، چون بیشتر کارها تکراری است. در واحدهایی که تنوع تکنولوژی در سطح بالایی است، کارگران باید آموزشی رسمی داشته باشند و دوره های هنرستان های حرفه ای یا دانشگاهی دیده باشند. برای کارهای هنری که نمی توان آنها را کاملا تجزیه و تحلیل کرد، کارکنان باید تجربه بیشتری داشته باشند. کارهایی که برای انجام دادن آنها به تکنولوژی پیچیده نیاز است افراد باید آموزش و تجربه کاری داشته باشند.

  1. حیطه کنترل (نظارت)

حیطه کنترل را بر اساس تعداد کارکنانی که باید گزارش کار خود را به یک مدیر یا سرپرست بدهند تعیین می کنند. معمولا این ویژگی تحت تاثیر تکنولوژی واحد قرار می گیرد. اگر کارهایی که در یک واحد انجام می شود پیچیده و غیر عادی باشد، مدیر یا سرپرست با مسائل و مشکلات رور به رو خواهد شد. با وجود اینکه، حیطه کنترل می تواند تحت تاثیر عوامل دیگری، چون سطح مهارت کارکنان، قرار گیرد، ولی معمولا اگر کارها پیچیده باشند، دامنه ی آن محدودتر خواهد شد، زیرا، در رابطه با این کارها، سرپرست و یزر دست باید، به صورت دائم، همکاری و روابط متقابل (تعامل) داشته باشند.

  1. ارتباطات و هماهنگی

در سازمان هایی که کارهای گوناگون و متنوع باشند، فعالیت های ارتباطی رونق زیادی دارد. یک واحد هر لحظه و به صورت دائم با مسائلی رو به رو می شود که برای حل آنها افراد باید با هم همکاری و اطلاعات مبادله کنند تا بتوانند کارها را به گونه ای نیکو انجام دهند. در واحدهایی که از تکنولوژی پیچیده استفاده می شود معمولا مسیر ارتباطات افقی است و در واحدهایی که از تکنولوژی عادی استفاده می شود، مسیر ارتباطات عمودی می باشد. با توجه به میزانی که کارها قابل تجزیه و تحلیل می باشد (یا نمی باشند) شکل و نوع ارتباطات فرق می کند. زمانی که بتوان کارها را به صورتی راحت تجزیه و تحلیل کرد ارتباطات به صورت آماری و کتبی (مثل بخشنامه، یادداشت، گزارش و مقررات) برقرار می شود. زمانی که کارها را نتوان تجزیه و تحلیل کرد، اطلاعات به صورت تماس شخصی رو در رو، به وسیله تلفن یا در گردهمایی ها رد و بدل می شود.

دو نکته ی مهم : نخست، دوایر سازمانی متفاوت اند و هر کدام را می توان با توجه به نوع تکنولوژی که در آن به کار برده می شود طبقه بندی کرد. دوم، فرآیندهای مدیریت و ساختاری بر اساس تکنولوژی هر واحد متفاوت است. مدیران باید واحدها و دوایر خود را بر اساس نوع تکنولوژی طرح ریزی کنند. زمانی که طرح سازمانی با تکنولوژی مربوطه سازگاری کامل نداشته باشد، در زمینه طرح ریزی سازمان مسائل و مشکلات زیادی به وجود می آید. نتیجه تحقیقات نشان می دهد، زمانی که ویژگی های سازمان از نظر ساختار و ارتباطات منعکس کننده تکنولوژی ذی ربط نباشند، دوایر نمی توانندچندان موثر باشند. در چنین حالتی کارکنان و اعضای سازمان نمی توانند برای حل مسائل به صورت مستمر ارتباط برقرار کنند. گاهی افراد مقررات نابجا را زیر پا می گذارند تا بتوانند رفتار خود را با تکنولوژی ذی ربط وفق دهند. نمونه آن در قضیه زیر ارائه می شود :

MASH یکی از سریال های تلویزیونی است (آمریکا) که در آن افسران کاملا مصمم ارتش درصدد برمی آیند بخش های یک بیمارستان را که دز آن تکنولوژی پیچیده با موارد و مسائل ناهمانند رو به روست با یک ساختار بسیار مکانیکی و با رعایت مقررات دقیق اداره کنند. در واقع مسئولان امر نمی خواهند امور سازمان را بر اساس نوع تکنولوژی مورد نیاز آن انجام دهند. داستان از آن جهت خنده دار می شود که تعدادی از افسران ارتش و کارکنان بیمارستان می کوشند امور نظامی را که باید طبق مقررات بسیار دقیق ارتش صورت گیرد، به میل خود انجام دهند. در این سریال، واحد نظامی مورد بحث به صورت دایره ای از سازمان که روش مدیریت آن ارگانیک (پویا) است عمل می کند و نشان می دهد که نتیجه کار بسیار موثر است (البته در مقایسه با حالتی که همان واحد به صورت مکانیکی اداره می شد و افراد و اعضای سازمان مجبور بودند مقررات را دقیق اجرا کنند). کارکنان اتاق های بخش رویدادهای غیر منتظره (اورژانس) بیمارستان ها هم می توانند به همین صورت عمل کنند. افراد وکارکنان این واحدها از مهارت های بالایی برخوردارند، و چنین اجازه یا اختیاری را دارند که به هتگام ضرورت و با توجه به نوع مساله ای که با آن رو به رو می شوند واکنش مناسب از خود نشان دهند و آن گونه که صلاح می دانند و مقتضی است عمل کنند. اگر بخواهند مقررات را به صورتی دقیق رعایت نمایند، هرگز نمی توانند در برابر مسائل غیر منتظره واکنش مناسب نشان دهند و آنها را حل کنند. از سوی دیگر، نمی توان این موضوع را نادیده گرفت که در امور جاری بیمارستان باید مقررات را به صورتی دقیق رعایت کرد.

منبع:

مبانی تئوری و طراحی سازمان. تالیف؛ ریچارد آل دفت (۱۹۹۸). ترجمه پارسائیان و اعرابی (۱۳۸۶) چاپ چهارم

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید