طرح ریزی سازمان با توجه به تکنولوژِی

سازمان ها به اثرات شدیدی که تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی بر ساختار سازمانی دارد پی برده اند.

نتیجه تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده، به شرح زیر است :

۱٫کاهش ارتفاع هرم سازمان

کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که بسیاری از سازمان ها از سطوح متعدد مدیریت بکاهند. یک سازمان که در لندن از این تکنولوژی پیشرفته استفاده کرد، به جای اینکه سلسله مراتب اداری را دقیق رعایت کند، سعی کرد به کارکنان و اعضای سازمان اختیارات بیشتری بدهد و سطوح مدیریت را از سیزده به چهار کاهش داد. نمونه دیگر شرکت « آتنا » است که با استفاده از تکنولوژی اطلاعاتی تیم هایی جایگزین سیستم سرپرستی قدیمی کرد که به سلسله اختیارات منسوخ کار می کردند.

۲٫تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر

با توجه به دیدگاه مدیریت سازمان، کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند موجب تمرکز یا عدم تمرکز مدیریت در سازمان شود. مدیرانی که می خواهند سیستم تصمیم گیری خود را متمرکز نمایند می توانند از این تکنولوژی استفاده کنند تا اطلاعات بیشتری جمع آوری کرده و تصمیمات بیشتری بگیرند، که اغلب مسئولیت بیشتری در پی خواهد داشت. از سوی دیگر، مدیرانی که بخواهند سیستم مدیریت خود را غیر متمرکز کنند می توانند با به کارگیری این تکنولوژی، اطلاعات بیشتری را به کارکنان و اعضای سازمان بدهند و بر میزان مشارکت آنان در تصمیم گیری ها و استقلال و خودمختاری آنان بیفزایند. فلسفه مدیریت و فرهنگ سازمان در صحنه کاربرد این تکنولوژی (در جهت متمرکز بودن یا غیر متمرکز ساختن مدیریت) نقش اصلی را ایفا می کنند.

  1. بهبود هماهنگی

شاید یکی از بزرگترین ره آوردهای تکنولوژی پیشرفته ی اطلاعاتی این باشد که مدیران بتوانند با یکدیگر ارتباط بیشتری برقرار نمایند، حتی زمانی که دفاتر یا فروشگاه ها در نقاط مختلف دنیا پراکنده اند. سه روش حاصل از کاربرد این تکنولوژی (یعنی سیستم پیام دهنده الکترونیکی، سیستم اطلاعات مدیران اجرایی و تشکیل میزگرد از راه دور) مدیران را قادر ساخته است تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و از فعالیت ها و نتایج کار یکدیگر آگاه شوند. سیستم کامپیوتری کانال های ارتباطی جدیدی به وجود می آورد که این مدیران می توانند از آن استفاده کنند، به صورت گروه درآیند و دارای رفتار گروهی گردند. این تکنولوژی در راه از میان برداشتن سدها به مدیران کمک می کند و نوعی احساس گروهی خلق می نماید، که در نتیجه یک هویت سازمانی به وجود می آید. (یعنی همان چیزی که پیش از آن وجود نداشت).

  1. شرح دقیق تری از وظایف

با کاهش وظایف اداری، کاربرد این تکنولوژی موجب می شود که سیاست ها به صورتی دقیق تر و شرح وظایف به گونه ای مفصل تر بیان شوند. شرکت هایی که از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی استفاده می کنند شباهت زیادی به سازمان های خدماتی پیدا می کنند. پست های مدیریت و اداری (که پس از به کارگیری این سیستم اطلاعاتی) باقی می مانند باید به صورتی آگاهانه تر عمل کنند و به کارهای سنگین تر دست یازند و آماده ی حل مشکلات گوناگون شوند.

  1. افزایش کارکنان متخصص

کاربرد سیستم اطلاعاتی پیچیده بدان معنی است که کارکنان باید بسیار آموزش دیده و حرفه ای باشند تا بتوانند با این سیستم کارکنند و آن را حفظ نمایند. در بیشتر موارد سازمان ها باید، پس از به کارگیری این تکنولوژی کارگران بدون مهارت خود را با افراد ماهر و متخصص جایگزین نمایند. برای مثال گروه بانکداران آمریکای شمالی پس از به کارگیری « سیستم خدماتی مشتریان » مجبور شد نسبت به کارکنان ماهر و حرفه ای خود را از ۳۰ به ۶۰ درصد برساند. این سیستم جایگزین تعداد زیادی از نیروهای دفتری شد. برای کارهایی مثل نامه نویسی، بایگانی و پر کردن فرم تعداد اندکی کارمند لازم بود و بقیه منتظر خدمت شدند. مدیران رده بالا و میانی سازمان می توانند با استفاده از این تکنولوژی بخشنامه ها و پیام ها را خودشان بنویسند و با استفاده از سیستم پست الکترونیکی آن را ارسال کنند.

آنچه در زیر می آید نمونه ای از تغییراتی است که کاربرد تکنولوژی اطلاعاتی در شرکت تاکو بل به وجود آورده است :

شرکت تاکو بل

هنگامی که سوزان کرام در استخدام واحد تاکو بل از شرکت پپسی درآمد و از او خواسته شد یک تکنولوژی جامع به کار گیرد. او کوشید برای کنترل هزینه ها و کمک به کارکنان در راه بهتر انجام دادن کارها و یاری رساندن به آنان جهت اتخاذ تصمیمات هوشیارانه تر از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی استفاده کند. نخستین مشکلی که با آن رو به رو شد شیوه ای بود که فروشگاه ها از آن برای برآورد نیروی کار مورد نیاز برای هفته بعد خود استفاده می کردند. خانم کرام می دانست که فروشگاه های محلی برای برآورد نیروی کار مورد نیاز به کمک دفاتر مرکزی نیاز ندارند، ولی او این را هم می دانست که مدیریت ارشد مساله کنترل را جدی می گیرد.

خانم کرام توانست نتیجه حقیقی که بر روی ۵۰ واحد شرکت تاکو بل در سراسر دنیا به عمل آمده بود، به معاون ارشد رئیس بقبولاند. فروشگاه های محلی داده های مربوط به فروش به کامپیوتر می دادند و سپس از طریق سیستم کامپیوتری، بدون استفاده از اطلاعات دفتر مرکزی، نیروی مورد نیاز هر یک از واحدها را محاسبه می کردند. این اقدام موجب می شد هزینه دستمزد هر فروشگاه ۵/۱ درصد کاهش یابد و همین امر باعث شد که مدیریت ارشد درصدد به کارگیری تکنولوژی نوین، در سطحی گسترده تر، برآید. سرانجام به هریک از فروشگاه های محلی بتوانند بدون دادن این اطلاعات به دفاتر مرکزی تصمیمات مربوط به واحد خود بگیرند. سپس خانم کرام در صدد برآمد در سایر بخش های عملیاتی هم از تکنولوژی اطلاعاتی استفاده کند. برای مثال اجرای برنامه ای که به موجب آن واحدها می توانستند میزان مصرف مواد، با استافده از کامپیوتر محاسبه کنند و بدین وسیله مشخص می شد که چه مقدار مواد مورد نیاز هر واحد است و باید بدان جا حمل شود.

امروزه بسیاری از فروشگاه های تاکو بل به وسیله تیم های خودگردان اداره می شوند، و اعضای تیم ها آموزش دیده اند تا بتوانند همه وظایف را انجام دهند و پیوسته شغل های خود را تغییر می دهند (گردش کاری دارند). تکنولوژی اطلاعاتی موجب می شود که کارکنان در اطلاعات سهیم شوند، کارها همانند گردد و افراد پیوسته کارهای متفاوتی انجام دهند. به کارگیری تکنولوژی نوین باعث شده است که سازمان در سطح افقی گسترده و شیوه تصمیم گیری غیر متمرکز شود. اعضای تیم یا کارکنان رده پایین اختیارات لازم جهت گرفتن تصمیمات ذی ربط دارند. کارکنان به سبب رویارویی با مشکلات و اقدامات که در راه حل آنها به عمل می آورند، از کار خود لذت می برند، زیرا در زمینه های مختلف آموزش دیده و اطلاعات لازم به دست می آورند. گذشته از این، به کارگیری تکنولوژی باعث شده است بین فروشگاه های محلی و دفاتر مرکزی هماهنگی بیشتری برقرار شود. سیستم های نوین موجب افزایش کارایی و مشارکت بیشتر کارکنان در امور شده است و در نتیجه کارکنان می توانند وقت و نیروی بیشتری صرف مشتریان نمایند و موجبات رضایت بیشتر آنها را فراهم آورند.

منبع:

مبانی تئوری و طراحی سازمان. تالیف؛ ریچارد آل دفت (۱۹۹۸). ترجمه پارسائیان و اعرابی (۱۳۸۶) چاپ چهارم

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید