راهنمای عملی ۳: نکات طراحی سازمان

راهنمای عملی

به عنوان کسی که سازمان را طرح ریزی می کند، نکات زیر را رعایت کنید :

  1. نمودارهایی سازمانی ارائه کنید که نشان دهنده مسئولیت ها، روابط گزارشگری، در سطح عمودی و گروه بندی افراد، در دوایر باشد. به میزان کافی سند و مدرک ارائه دهید تا افراد سازمان بدانند که گزارش کار خود را به چه فرد یا افرادی باید بدهند و بتوانند در سازمان جایگاه خود را تعیین کنند.
  2. برای اینکه دوایر مختلف سازمان به صورت یک مجموعه کل و یکپارچه درآیند، از نظر افقی و عمودی، روابط اطلاعاتی تعیین نمایید. با تدوین مقررات، تهیه برنامه ها و به وجود آوردن پست های جدید سعی کنید در سازمان، از نظر عمودی، سیستم اطلاعاتی به وجود آورید. از طریق ایجاد افراد رابط، صدور بخشنامه، برقرار نمودن تماس های مستقیم، ایجاد گروه های تخصصی (تیم ها) و هماهنگ کنندگان تمام وقت سعی کنید در سازمان، از نظر افقی، ارتباط برقرار نمایید.
  3. به هنگام طرح ریزی ساختار کل سازمان یکی از دو ساختار را انتخاب کنید. ساختار مبتنی بر نوع وظیفه یا ساختار مبتنی بر نوع محصول. اگر سازمان در محیطی با ثبات فعالیت می کند، و کوچک یا متوسط است، ساختار سازمانی باید مبتنی بر نوع وظیفه باشد، اگر سازمان بزرگ و خطوط تولید متعدد باشد و شما بخواهید به هدف های مبتنی بر محصول تاکید کنید، و از سوی دیگر تمایل داشته باشید که بین دوایر سازمانی هماهنگی ایجاد نمایید در آن صورت ساختار باید مبتنی بر نوع محصول باشد.
  4. اگر شرکت بسیار بزرگ بوده و باید به صورت بخش ها یا واحدهای خود شمول درآید و هر واحد یا بخش نیاز به دوایر سازمانی و تخصصی مخصوص به خود دارد، در آن صورت از ساختار پیوندی استفاده کنید. اگر وضع به گونه ای است که ساختار سازمانی باید مبتنی بر نوع وظیفه (و نه مبتنی بر نوع محصول) باشد در آن صورت فعالیت را در کانون ساختار سازمانی قرار دهید. برای پوشاندن برخی از نقاط ضعف مربوط به دو نوع ساختار سازمانی (ساختار مبتنی بر نوع وظیفه و ساختار مبتنی بر نوع محصول) از ساختار پیوندی استفاده کنید و از مزایای آن بهره مند شوید.
  5. اگر وضع به گونه ای است که با هیچ یک از دو ساختار معروف (ساختار مبتنی بر نوع محصول و ساختار مبتنی بر نوع وظیفه) نتوان در سازمان هماهنگی های لازم به وجود آورد، باید ساختار ماتریسی را مورد توجه قرار داد. اگر سازمان چندان بزرگ یا چندان کوچک نباشد و تعداد یا نوع محصولاتی که تولید می کند زیاد نباشد، و از سوی دیگر، محیط به شدت تغییر کند و سرانجام اینکه کارکنان و اعضای سازمان تحت فشارهای مدیران و رؤسایی قرار گیرند که هدف های ضد و نقیض دارند (و در عین حال سازمان می خواهد بین قدرت های سازمانی نوعی تعادل و توازن برقرار نماید) در آن صورت، ساختار ماتریسی بسیار مناسب است. اگر سازمان به گونه ای باشد که در آن تضاد قدرت وجود نداشته باشد و کارکنان برای تامین هدف های متضاد مدیران دوگانه خود، آموزش های لازم را ندیده باشند، نباید از ساختار ماتریسی استفاده کرد.
  6. هر گاه نشانه هایی از ضعف ساختاری مشاهده شد باید درصدد تجدید ساختار برآمد. در مورد مسائل مربوط به ضعف کیفیت (در تصمیم گیری ها) نداشتن واکنش مناسب در برابر محیط خارجی و وجود تعارض شدید بین دوایر باید دست به کار تجدید ساحختار سازمانی زد و بدان وسیله چنین مسائل و مشکلاتی را حل کرد.

 منبع:

مبانی تئوری و طراحی سازمان. تالیف؛ ریچارد آل دفت (۱۹۹۸). ترجمه پارسائیان و اعرابی (۱۳۸۶) چاپ چهارم

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید