ترجمه و تنظیم: نسترن پاشا


دورکاری چیست؟

دورکاری نوعی از جایگذاری سازمانی است که در آن کار در مکانی خارج از سازمان انجام می شود و کارمندان از تکنولوژی روز اینترنت برای اتصال به محل کار استفاده می کنند. کار از راه دور می تواند ماهیتی رسمی داشته باشد ، به این معنی که یک سیاست سازمانی در مورد آن به وضوح مشخص شده و یا غیر رسمی و در شرایط اضطراری باشد.

در برخی کشورهای پیشرفته دورکاری رایج است. طبق مطالعه ملی نیروی کار در ایالات متحده 63٪ از کارفرمایان به برخی از کارمندان اجازه می دهند که نیمه حضوری  و 33٪ به برخی از کارمندان اجازه می دهند که به طور منظم از راه دور کار کنند.

دورکاری بیشترین گسترش را در صنایعی داشته است که دارای کار مبتنی بر تکنولوژی  بوده اند، سایر صنایع (به عنوان مثال ، خدمات بهداشت و درمان، حمل و نقل ، رستوران ها ) به دلایل واضح ، انعطاف پذیری کمی برای افزایش کار از خانه نشان دادند.

پژوهش ها نشان می دهند که رضایت شغلی در سطوح متوسط ​​دورکاری در بیشترین سطح خود است ( به عنوان مثال دورکاری 2 تا 3 روز در هفته) این نتایج مرتبط با میزان کنترل فرد بر کار نیز می باشد، هنگامی که کارمندان انعطاف پذیری در کار را تجربه می کنند، کنترل نحوه کار را به دست می آورند که نتایج مثبتی را در زمینه نگرش به کار  و کاهش فرسودگی شغلی به همراه دارد.

اما بسیاری از سازمان ها همچنان نگرش مثبتی نسبت به میزان عملکرد کارکنان در دورکاری ندارند و ارزیابی عملکرد را یک چالش بزرگ در این زمینه می دانند، اما برخی مطالعات نشان می دهند کارمندان دورکار حتی گاهی بیشتر از یک کارمند اداری سنتی کار می کنند و این ممکن است یکی از دلایل بهره وری بهتر آن ها باشد. (نظرسنجی گالوپ در سال 2013 نشان داد که کارکنانی که دورکاری می کنند به طور متوسط ​​چهار ساعت در هفته بیشتر  همکاران خود در دفتر کار می کنند.)

 از طرف دیگر ، موانع زیادی بر سر راه کارفرمایان برای کار در خانه وجود دارد. همه شرکت ها قادر به توسعه توانایی دورکاری نیستند و ازطرفی فعال کردن این امر صرفاً استفاده از فن آوری های کاملاً در دسترس (مانند Zoom یا Microsoft Teams) نیست ، بلکه آموزش و پیاده سازی شیوه ها و فرهنگ سازمانی نوین است که توسعه آن هزینه بر است و به مهارت و آموزش نیاز دارد.

بیماری همه گیر Covid-19 یک تجربه و آزمایش بی سابقه از دورکاری در دنیا بود. از آنجا که بسیاری از کارکنان به دلیل همه گیری COVID-19 به کار از راه دور روی آورده اند ، مدیران در حال حاضر با کار تمام وقت از راه دور و همچنین وظیفه نظارت بر کارمندان از راه دور که ممکن است قبلاً هرگز از راه دور کار نکرده باشند ، روبرو هستند. در حالی که مدیران ناچار به نظارت برعملکرد کارکنان خود هستند باید نگرانی های آن ها را نیز در مورد نحوه ی انجام کار مدیریت کنند ، این تغییر شدید در سبک کار ممکن است برای مدیرانی که به تماس روزمره با کارمندان عادت دارند بسیار دشوار باشد. به طور خلاصه ، بسیاری از مدیران آمادگی لازم برای پذیرش نیروی کار از راه دور را ندارند و ممکن است از بهترین روش ها برای ارتقا و تداوم بهره وری ، تعامل و رفاه کارمندان آگاه نباشند. در زیر نکاتی را برای مدیرانی که با این چالش رو به رو هستند ارائه می کنیم:

  1. تمرین خود مراقبتی.

مدیران نیز در دورکاری ممکن است با تعارض کار-خانواده روبرو شوند و حتی در شرایطی همچون بیماری همه گیر آن ها نیز دچار استرس خواهند شد و می دانیم که در این شرایط ممکن است از کیفیت تصمیمات،اقدامات و تعاملات آن ها کم شود.مراقبت از خود می تواند مدیران را قادر سازد تا به بهترین وجه به کارمندان خود کمک کنند و به مدیران کمک می کند تا “بهترین خود” برای دیگران باشند.

  1. تصدیق شرایط .

مطالعات نشان می دهد که تصدیق نگرانی در شرایط غیرمعمول  برای کارمندان با نتایج مثبتی در کار همراه است. به آن ها نشان دهید که این شرایط طبیعی نیست زیرا آن ها نیز تا پیش از این در شرایط کاری جدید نبوده اند و نگرانی های بسیاری از بابت نحوه انجام کار، بهره وری و یا حتی از دست دادن شغل دارند. برخی از دیگر  چالشهای مشترک کارکنان از راه دور کمبود یا تغییر الگوی ارتباطی ، کاهش فرصتهای تعامل اجتماعی  ، کاهش دسترسی به منابع مورد نیاز و حواس پرتی هنگام کار در محیط خانه است.

  1. برقراری ارتباط صریح.

به کارمندان بگویید که چه زمانی در دسترس خواهید بود و  انتظارات شما را از در دسترس بودن آنها چیست. حالت های اصلی ارتباط (مانند تماس تلفنی  ، جلسات مجازی ، پیام رسانی فوری) را تعیین و ارتباط برقرار کنید و در مورد پروتکل های ارتباطی واضح باشید.

  1. اهداف را تعیین کنید ، فرایندها را تعریف کرده و عملکرد را ردیابی کنید.

اطمینان حاصل کنید که تیم اهداف اصلی خود را درک کرده و همسو است ، در مورد کارهایی که باید انجام شود و تا چه زمانی مشخص باشد و فرآیندهای روشنی برای ردیابی عملکرد ، بررسی ، اشتراک دانش و مدیریت مسائل عملکردی ایجاد کنید.

  1. تیم را با الهام و انگیزه حفظ کنید.

کارمندان برای رهبری ، راهنمایی و پشتیبانی به دنبال شما خواهند بود. به دقت در مورد چگونگی تعامل با تیم فکر کنید زیرا در شرایط دورکاری و نظارت غیرمستقیم نحوه ی تعامل اهمیت بیشتری دارد. به دنبال روش های خلاقانه برای ساختار جلسات مجازی باشید تا آنها را جذاب و سرگرم کننده تر کند. به منظور تقویت عملکرد و تشویق رشد و توسعه مداوم ، سطح  بازخورد خود را افزایش دهید تا کارمندان حس کنند هنوز هم فعالیت آن ها برای سازمان قابل مشاهده و مهم است. اطمینان حاصل کنید که به هر کارمند فرصت داده شده است تا در جلسات صحبت کند و مشارکت کند – هدفی که دستیابی به آن در جلسات مجازی / ویدئویی دشوارتر است.

  1. مرزها را مدیریت کنید.

همراه با انزوای اجتماعی ، ایجاد محاصره در مرزهای کار و خانواده برای کارمندان دورافتاده یک چالش اساسی است. هنگام دورکاری ، به ویژه در این بیماری همه گیر که ممکن است سایر اعضای خانه نیز در طول روز در خانه باشند ، بیشتر اوقات فرصت بیشتری برای وقفه ، حواس پرتی و جابجایی مکرر بین نقش های کاری و غیر شغلی وجود دارد، زیرا افراد بطور همزمان مدیر،کارمند، همسر، پدر یا مادر، فرزند و دوست هستند. این چالش برای مدیران ممکن است دشوارتر باشد ، زیرا آنها در چارچوب کار اغلب به چندین ذینفع پاسخ می دهند (به عنوان مثال ، رئیس آنها ، همکاران همتایانشان ، مشتریان ؛ اعضای تیم فردی).

تمرین مهارت های مدیریت مرز مناسب برای خود و دیگران ، مانند تعیین انتظارات واضح از طرف ذینفعان ، مذاکره درباره وظایف و مسئولیت ها ،  مهارت های مدیریت زمان در طول روز و یادگیری “نه” گفتن در صورت لزوم ، می تواند به شما در حفظ تمرکز کمک کند. مدیران همچنین باید راهنمایی هایی را برای کمک به کارمندان خود در مدیریت مرزها ارائه دهند.

  1. جلسات مجازی را در مسیر درست نگه دارید.

جلسات بخشی از زندگی کاری است. مدیران با تیم هایی که به تماس منظم رو در رو عادت دارند ، ممکن است تیم و مدیران به علت قطع ارتباط رو در رو احساس ناخوشایندی را تجربه کنند. اما با وجود تکنولوژی می توان از جلسات ویدیویی استفاده کرد که اثر بهتری از دیگر شیوه های مجازی مانند تلفن یا گفتگوی صوتی دارند و روشی برای معاشرت رو در روی مجازی هستند که به کاهش استرس نیز کمک خواهند کرد.

قبل از برگزاری جلسات از خود بپرسید آیا این جلسه ضروری است؟ جلسات را کوتاه تر اما منظم و با برنامه قبلی در نظر بگیرید تا شرکت کنندگان در انجام وظیفه خود متمرکز شوند و از خستگی جلسه های ویدیویی جلوگیری کنید، همچنین روشی را انتخاب کنید که برای همه قابل دسترس باشد تا از وقفه و غیبت در جلسات جلوگیری شود.

همچنین می توانید از جلسات مجازی در ساعات و یا روزهای غیرکاری برای دورهمی دوستانه  استفاده کنید (Coffee meeting). به این نوع از جلسات، “ساعت های شاد مجازی”  نیز می گویند ک در برخی سازمان ها کاملاً محبوب شده است. حفظ تعامل و صحبت در زمینه های غیرکاری ارتباطات را فراتر از آنچه برای انجام وظایف و مسئولیت های آنها لازم است حفظ و تقویت می کند. این امر همچنین می تواند به عنوان وسیله ای موثر برای کنار آمدن با استرس بیماری همه گیر کنونی باشد.

  1. برای آینده آماده شوید.

برخی از کارمندان بدون شک با کار در خانه سازگاری پیدا می کنند و ممکن است درخواست ادامه دورکاری کنند. کار انعطاف پذیر مانند کار در خانه برای بسیاری از افراد گزینه کار مطلوبی است. اکنون زمان آماده شدن برای درخواست برای ادامه دورکاری است. معیارهایی را برای در نظر گرفتن درخواست های آینده و ایجاد یک سیاست کار مناسب از راه دور مشخص کنید. وقتی صحبت از کار از راه دور است ، گزینه ها نباید همه یا هیچ باشند. تحقیقات به طور کلی نشان می دهد که درجه متوسطی از دورکاری(چندروز در هفته) ممکن است موثرترین باشد. مدل های ترکیبی که فقط دو تا چهار روز در هفته کارمندان به دفتر مراجعه می کنند ، حتی بیشتر از کار از دورکاری تمام وقت می توانند مفیدتر باشد. مقاله ای از نیویورک تایمز در مورد این موضوع نشان می دهد که بسیاری از شرکت ها به یک روش ترکیبی روی می آورند و می گوید: ممکن است تیم های A و تیم های B در روزهای مختلف [از راه دور] کار کنند.

آیکون icon

تقویت عملکرد شغلی هنگام کار در خانه: چهار استراتژی اصلی

اجرای این چهار عامل به ما کمک می کند تا درک کنیم که چگونه کار طولانی مدت از خانه را در طولانی مدت حفظ کنیم.

  1. پشتیبانی از سازمان

اطمینان حاصل کنید کارکنان برای دورکاری امکانات لازم را در اختیار دارند و پشتیبانی می شوند. به عنوان مثال   سازمان ها می توانند تجهیزات اضافی مانند لپ تاپ ، دوربین ، صفحه نمایش خارجی را به کارکنان ارائه دهند و به کارکنان خود امکان و فرصت آموزش در مورد نحوه استفاده موثر از نرم افزار و فناوری جدید دهند. این اقدامات سازمانی ارزش سرمایه گذاری را برای سازمان و مدیران دارد زیرا که احساس حمایت سازمانی درک شده از سوی کارکنان از ترک شغل و کاهش تعهدات کاری جلوگیری خواهد کرد.

  1. پشتیبانی از همکاران

برای پشتیبانی روزانه با همکاران تماس بگیرید. حمایت همکاران از هم به این معناست که افراد احساس می کنند همکارانشان مایل به ارائه کمک ، مشاوره و حتی اشتراک تجربیات هستند. بحث در مورد چالش های کار در خانه با همکاران می تواند آسان تر از سرپرست آنها باشد ، زیرا کارمندان در صورت اعتراف به کشمکش های بیش از حد به مدیران ، معمولاً نگران ارزیابی عملکرد خود هستند. مدیران نیز می توانند با برگزاری جلسات غیر رسمی فرصت هایی را برای کارمندان خود ایجاد کنند تا چالش ها ، راه حل ها و بهترین روشهای خود را با یکدیگر تبادل کنند. این استراتژی ها می توانند شامل تشکیل جلسات منظم قهوه مجازی یا جلساتی فقط برای کارکنان بدون حضور مدیر باشد.

  1. درگیر برنامه ریزی روزانه

دورکاری ، اغلب بدون ارتباط مستقیم اجتماعی با همکاران و اغلب با خودمختاری بالا ، اختصاص دادن زمان بیش از حد به کارهای کم اهمیت تر یا سرگرم شدن ، کارهای خانه ، تلویزیون یا گشت و گذار در اینترنت برای برخی از سرگرمی ها را آسان می کند، بنابراین کارکنانی که بیشتر روزهای خود را برنامه ریزی می کنند ، عملکرد شغلی بالاتری را نشان می دهند. برنامه ریزی روزانه به کارمندان کمک می کند تا تمرکز خود را روی وظایف محوله حفظ کرده و دچار حواس پرتی مداوم نشوند. مدیران باید افراد را به برنامه ریزی روزهای خود ترغیب کنند و از اعضای تیم بخواهند نکات اجرایی و موثر خود را برای حفظ تمرکز با یکدیگر در میان بگذارند. در عین حال ، کارمندان می توانند از استراتژی های مدیریت زمان مانند روش Pomodoro برای حفظ عملکرد خود استفاده کنند.

  1. استفاده از اوقات فراغت برای استراحت

برای آرامش و انرژی دوباره وقت بگذارید. نکته مهم ، مطالعات نشان می دهند که صرفاً فاصله گرفتن”ذهنی”  از کار – مانند تلاش برای فکر نکردن در مورد کارها پس از ساعتها – برای افزایش عملکرد کافی نیست. ممکن است متناقض به نظر برسد ، اما تجزیه و تحلیل ها نشان می دهند که وقت گذاشتن در روز برای استراحت ، برقراری ارتباط با عزیزان و سرگرمی به کارمندان کمک می کند تا هنگام کار در خانه مثمر ثمر باشند. چنین فعالیت های نه تنها کارکنان را برای مقابله با استرس پشتیبانی می کند ، بلکه همچنین عملکرد آنها را هنگام بازگشت به کار افزایش می دهد، زیرا مرزهای بین زندگی خصوصی و حرفه ای محو شده است و ادامه کار و وقت نگذاشتن برای خود خیلی آسان است.

نتیجه نهایی

با این همه نباید تصوری بطور پیش فرض داشت که دورکاری به طور خودکار بازده کمتر یا بیشتری دارد یا اینکه تماما مزایا یا معایب است بلکه بسته به نوع شغل و نحوه ی پیاده سازی آن نتایج متفاوتی خواهد داشت. مطالعات روانشناسان صنعتی-سازمانی نشان می دهد که وقتی سازمان ها برای دورکاری استراتژی ها و فرهنگ سازمانی از پیش تعیین شده دارند ، دورکاری می تواند بهره وری ، خلاقیت و روحیه کارمندان را بهبود بخشد. بنابراین حمایتی که افراد از سازمان ها و همکاران خود می گیرند و همچنین مهارت ها و استراتژی های مدیریت زمان برای کار و استراحت مواردی است که در نتیجه تفاوت ایجاد می کند.

یک مطالعه جدید نشان می دهد مشاغلی که فضای کاری انعطاف پذیر ندارند  خطر از دست دادن استعدادهای برتر را دارند، شاید یکی از دلایل آن تمرکز روزافزون افراد بر تعال کار-زندگی باشد. بنابراین در طولانی مدت داشتن برنامه و فرهنگ سازمانی مشخص برای دورکاری می تواند به نفع سازمان هایی باشد که می خواهند توسعه فرا مرزی داشته باشند و مرزهای جغرافیایی مانع از به کارگیری افراد بااستعداد و متخصص نشود.

تیموتی گلدن ، دکترای روانشناسی صنعتی-سازمانی  ، می گوید: “دورکاری اینجاست که بماند.”

منبع: www.siop.org

www.apa.org


ترجمه و تنظیم: نسترن پاشا

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *