راهنمای عملی ۱: نکات طراحی سازمانی

راهنمای عملی
کسی که سازمانی را طرح ریزی می کند، این نکات را باید رعایت نماید :

ببینید که آیا شرکت شما به صورت یک سازمان کوچک یا بزرگ عمل می کند. با توجه به صرفه جویی به مقیاس، دسترسی داشتن به بازارهای جهانی و اهمیت به پیچیدگی و بزرگی سازمان، میزان دیوان سالاری (رعایت نظم و مقررات) را رعایت کنید. در صورت لزوم، مقررات و قوانینی را تدوین و رعایت آنها را الزامی نمایید ؛ بخشنامه ها و دستورالعمل هایی را صادر کنید ؛ کارها را به صورت واحدهای تخصصی درآورید ؛ به هنگام استخدام افراد مساله صلاحیت فنی آنان را رعایت کنید و آنگاه که ایجاب کند سیاست عدم تمرکز را به اجرا درآورید.
اگر وضع به گونه ای است که سازمان شما باید در برابر تغییرات محیط واکنش های مناسبی نشان دهد، انعطاف پذیر باشد و مساله یافتن یک منبع خاص اهمیت دارد، در آن صورت سازمان را به صورت دوایر خودمختار و ساده درآورید که هر یک از آنها آزادی عمل نسبتا زیادی داشته باشد و به صورت سازمان های کوچک اداره شوند.
با رشد و بزرگ شدن سازمان، سعی کنید درصد مدیران ارشد و رده بالایی سازمانی را کاهش و درصد نیروهای حمایتی یا ستادی را افزایش دهید. نسبت بالای نیروهای حمایتی الزاما به معنی عدم کارایی نیست، بلکه نشان دهنده ی مطالب زیر است : نیاز سازمان به تقسیم کار، نیاز به داشتن ارتباطات کتبی، وجود اسناد و مدارک و حمایت های فنی یا ستادی.
برای بالا بردن تعهد کارکنان و افزایش انسجام و یکپارچگی در دیوان سالاری های بزرگ از دو عامل بازار کار داخلی و آمار سازمانی استفاده کنید. فرصت های را به وجود آورید تا بتوانید، در سازمان دست به کارهای جدید و ابتکاری بزنید، شرایطی را به وجود آورید که افراد و اعضای سازمان بتوانند به مقام های بالاتر ارتقا یابند، بکوشید تا در سازمان گروه های همگن به وجود آورید که دارای ارزش ها و نگرش های مشابه باشند.
در صورت داشتن فرصت و امکانات، سازمان را توسعه دهید. پیشرفت سازمان باعث می شود که برای افراد فرصت ترقی دست دهد که در نتیجه اثربخشی و سودآوری سازمان بالا خواهد رفت. در هر مرحله از توسعه و رشد سازمان، از ساختارها و سیستم های مناسب مدیریت استفاده کنید. مساله نیاز به رشد سازمان را به صورتی دقیق بررسی کنید و سیستم مدیریت خود را به گونه ای تنظیم کنید که بتوانید مسائل مربوط به آن مرحله را حل کرده و با موفقیت به مرحله بعدی گام بگذارید.

منبع:
مبانی تئوری و طراحی سازمان. تالیف؛ ریچارد آل دفت (۱۹۹۸). ترجمه پارسائیان و اعرابی (۱۳۸۶) چاپ چهارم