مرحله اول طراحی و اجرای یک نظام مدیریت عملکرد: (۱) تعیین اهداف و استراتژیها

مراحل طراحی و اجرای یک نظام مدیریت عملکرد

طراحی و اجرای یک نظام مدیریت عملکرد موثر که باید از استراتژی های سازمان ریشه بگیرد و به تحقق اهداف استراتژیک سازمان کمک کند را می توان در چهار مرحله اصلی انجام داد.

مرحله اول: تعیین اهداف و استراتژیها

 هیچ فرد یا سازمانی نمی تواند به هر چه می خواهد برسد، باید اولویت ها را تعیین و منابع را بر آنها متمرکز کرد. وقتی استراتژی را تعیین و تدوین می کنیم در واقع در حال تعیین انتخاب ها و گزینه هایی هستیم که اگر منابع محدود خود را به آنها تخصیص دهیم، بهترین نتایج و شرایط حاصل می شود تکلیفها را تعیین کند.

تعیین اهداف آینده سازمان است که می تواند رفتارهای زمان حال را تنظیم کند و چشم انداز مطلوب و استراتژی چهار کارکرد مهم و اصلی دارد ١. جهت حرکت کلی سازمان را روشن می کند ۲، به افراد برای اقدام و عمل انگیزه میدهد، حتی اگر این اقدام در گام های اولیه دشوار باشد ٣. افراد و بخش های مختلف سازمان را به شیوه ای سریع و کارامد هماهنگ می کند ۴. امکان ارزیابی رفتارها و عملکردها را فراهم می نماید.

برای مثال اگر استراتژی سازمان تدافعی است و ایجاب می کند که هزینه ها کنترل شود و کاهش یابد، باید معیار کنترل و کاهش هزینه ها با صرفه جویی و استفاده بهینه از منابع را به عنوان یکی از معیارهای اصلی رفتاری و عملکردی کارکنان و مدیران در فرم های ارزیابی عملکرد به کار گرفت و عملکرد کارکنان را تا حدود زیادی بر اساس همین معیار ارزیابی و رتبه بندی کرد.

علاوه بر چشم انداز مطلوب و استراتژی، ارزش های سازمان هم از مبانی استخراج و تعیین معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان هستند. ارزش ها در واقع ایدئولوژی سازمان هستند. ارزش های سازمان عاملی هستند که در حالی که سازمان بزرگ می شود، رشد می کند، غیر متمرکز می شود و تنوع می یابد مانند یک چسپ، سازمان را منسجم و یکپارچه نگه می دارد. به عبارت دیگر، ارزش ها چارچوب ها و کدهای رفتاری سازمان هستند و تعیین می کنند که چه چیزهایی در سازمان پذیرفته شده (پذیرفتی) هست یا نیست.

باید از ارزش های سازمان برای جذب، به کارگیری و استخدام افرادی که ارزش های شخصی آنها با ارزش های سازمان سازگار است استفاده کرد و نیز به وسیله آن، از ورود افرادی با ارزش های ناسازگار جلوگیری کرد. سازمان نمی تواند ارزش های خود را به کارکنان تحمیل کند، لذا باید کارکنانی را جذب و حفظ کند که با ارزش ها متناسب هستند و همچنین باید از خروج افراد ناسازگار با ارزش ها استقبال کند.

یکی از مهمترین ابزارهای سازمان برای ترویج ارزشها، نظام مدیریت عملکرد و معیارها و شاخص هایی است که در این نظام مورد استفاده قرار می گیرد. برای مثال اگر صداقت یا نوآوری و یا سخت کوشی از ارزش های محوری یک سازمان باشد باید در معیارهای ارزیابی عملکرد و رفتار همه کارکنان و مدیران سازمان، این ارزش ها را پررنگ مطرح کرد و مورد سنجش قرار داد.

یک هدف استراتژیک خوب باید پنج ویژگی کلیدی داشته باشد:

اول: الهام بخش و اشتیاق آفرین باشد. هدف خوب باید به کارکنان برای کار بیشتر، تفکر بیشتر، تلاش و خلاقیت بیشتر جهت، امید و انگیزه بدهد.

دوم: قابل تبدیل به رفتار باشد. باید بتوان اهداف را به زبان رفتار کارکنان ترجمه کرد. هدف باید روشن کند که کارکنان چگونه وقت صرف کنند، چگونه کارها را به انجام برسانند و چه کارهایی را دارای اولویت بدانند. بدیهی است مشارکت کارکنان در تعیین هدف یا اهداف استراتژیک، می تواند آنها را در انجام رفتارهای مرتبط و موثر بر هدف تشویق و دلگرم کند.

سوم: ذینفع محور باشد. یعنی بر ارزش های مورد نظر ذینفعان به ویژه ذینفعان بیرونی و مشتریان تاکید و تمرکز داشته باشد و برای آنان ارزش خلق کند.

چهارم: هدف باید برانگیزاننده، مهیج، شورآفرین و محرک انرژی روانی و هیجانی کارکنان دنبال کارکنان باید از داشتن هدف و از تلاش کردن برای تحقق هدف احساس غرور و افتخار کنند.

| پنجم: هدف باید بر اولویت های اصلی سازمان متمرکز شود. پیام های ساده ماندنی ترند و عمیق تر گفتگو می شوند و تمرکز بر آنها هم برای کارکنان راحت تر است. تعداد اهداف و به تبع آن تعداد معیارهای ارزیابی مدیران و کارکنان باید محدود و معدود باشد.

در جمع بندی مرحله اول می توان گفت که مدیریت عملکرد حلقه پایانی فرایند مدیریت استراتژیک است و بدون فعالیت موثر این حلقه، استراتژی ها را نمی توان به رفتارهای کارکنان و عملیات روزانه سازمان مرتبط کرد.

 

مرحله دوم طراحی و اجرای یک نظام مدیریت عملکرد: (۲) معیارهای اندازه گیری و استانداردها

مرحله سوم طراحی و اجرای یک نظام مدیریت عملکرد: (۳) عواقب و پیامدها

مرحله چهارم طراحی و اجرای یک نظام مدیریت عملکرد: (۴) بازخوردهی


منبع: مدیریت عملکرد (راهنمای مدیران برای ارزیابی و بهبود عملکرد کارکنان)/ دکتر بهزاد ابوالعلایی/انتشارات سازمان مدیریت صنعتی/چاپ هفتم ۱۳۹۵